Muchas empresas negocian cuidadosamente el inicio del outsourcing, pero no preparan su final. Cuando el servicio termina, pueden descubrir que el proveedor controla bases de datos, claves, archivos, configuraciones o conocimiento crítico.
Revisar causales y plazos
Antes de notificar, debe analizarse:
- duración;
- renovación;
- preaviso;
- incumplimiento;
- períodos de subsanación;
- penalidades;
- pagos pendientes;
- y obligaciones posteriores.
Inventario de activos e información
La empresa debería identificar:
- documentos;
- bases;
- credenciales;
- equipos;
- respaldos;
- código;
- expedientes;
- archivos físicos;
- y propiedad intelectual.
Plan de transición
Conviene establecer:
- responsables;
- cronograma;
- entrega escalonada;
- validación;
- transferencia al nuevo proveedor;
- soporte temporal;
- y acta final.
Protección de datos
El proveedor debe devolver o eliminar los datos según las instrucciones aplicables, salvo que exista una obligación legal de conservación.
Debe obtenerse evidencia de la eliminación de copias y revocarse el acceso.
Trabajadores asignados
La empresa debe evitar negociar directamente la continuidad del personal del proveedor sin revisar restricciones, relaciones laborales y riesgos de subordinación.
Acta de cierre
El acta debería dejar constancia de:
- entregas;
- pendientes;
- accesos revocados;
- pagos;
- confidencialidad;
- destrucción de datos;
- y aceptación del servicio.
En TempoLegal acompañamos terminaciones, renegociaciones y migraciones de proveedores, incluyendo notificaciones, actas de cierre, protección de datos y planes de continuidad.