Una de las preguntas más importantes dentro de una compañía es hasta dónde puede actuar su representante legal sin consultar previamente a los accionistas. La respuesta no depende únicamente del cargo. Debe revisarse la ley, el estatuto, el nombramiento, las resoluciones sociales y la naturaleza de cada operación. Asumir que el representante puede firmar absolutamente todo puede exponer a la compañía. Limitarlo excesivamente también puede volver imposible la gestión cotidiana.
Facultades ordinarias
Dentro de la operación normal, el representante puede estar habilitado para:
- celebrar contratos;
- contratar trabajadores;
- gestionar cuentas;
- comparecer ante autoridades;
- cobrar valores;
- efectuar pagos;
- otorgar poderes;
- y ejecutar decisiones sociales.
En una SAS, el modelo institucional puede prever facultades amplias de representación judicial y extrajudicial, sin perjuicio de las limitaciones establecidas en el estatuto. (Apps y Servicios CVS Movil)
Actos extraordinarios
Determinadas operaciones pueden requerir aprobación adicional, especialmente cuando implican:
- venta de activos esenciales;
- garantías sobre bienes;
- endeudamiento significativo;
- operaciones con partes relacionadas;
- cambio de actividad;
- reorganizaciones;
- adquisición de otras empresas;
- o actos fuera del giro ordinario.
La empresa debe identificar estas materias en su estatuto o en políticas internas.
Límites internos y efectos frente a terceros
Una compañía puede establecer límites internos al administrador.
Sin embargo, debe analizarse cuidadosamente cómo esos límites afectan las relaciones frente a terceros de buena fe. Reformas societarias han reforzado la protección de terceros en determinados actos ejecutados por administradores dentro de la apariencia de representación. (Supercias)
Por eso, no conviene confiar únicamente en una política interna que el proveedor o banco nunca conoció.
Firma individual o conjunta
La representación puede organizarse mediante:
- firma individual;
- firma conjunta;
- representante principal y subrogante;
- o autorización escalonada según montos.
La firma conjunta ofrece control, pero también puede paralizar la operación si una de las personas no está disponible.
Matriz de autorizaciones
Una buena práctica es establecer por escrito:
- operaciones ordinarias;
- montos autorizados;
- operaciones que requieren directorio;
- operaciones que requieren junta;
- firmas bancarias;
- contratación de personal;
- poderes judiciales;
- y contratación con partes relacionadas.
Poderes
El representante puede otorgar poderes cuando está autorizado para hacerlo.
Debe distinguirse entre:
- poder general;
- poder especial;
- poder judicial;
- autorización operativa;
- y delegación interna.
Un poder no debería ampliar facultades que el representante original no posee.
Contratos fuera del objeto o actividad
Antes de firmar, también debe revisarse la coherencia entre el contrato, el objeto social y las actividades registradas.
Aunque las compañías modernas pueden contar con objetos amplios, las operaciones reguladas o distintas de la actividad habitual pueden requerir permisos o reformas.
Conflicto de interés
El representante debe informar cuando tiene un interés personal en la operación.
Esto puede ocurrir al contratar con:
- familiares;
- empresas propias;
- accionistas relacionados;
- proveedores vinculados;
- o sociedades del mismo grupo.
La transparencia protege a la compañía y al administrador.
En TempoLegal revisamos estatutos, facultades, matrices de autorización y poderes para que la representación legal de la compañía sea funcional y esté adecuadamente controlada.