La salida de un representante legal puede ser ordenada o convertirse en una pérdida de control corporativo. El acta de entrega permite identificar documentos, accesos, obligaciones y pendientes, pero debe coordinarse con la designación e inscripción del reemplazo. Si no existe una entrega formal, la nueva administración puede comenzar sin saber qué obligaciones están próximas o dónde se encuentra la documentación.
El acta de entrega no reemplaza el cambio societario
El acta sirve para documentar la transición operativa.
La renuncia, remoción, designación e inscripción deben realizarse conforme a la Ley de Compañías, estatutos y procedimientos registrales aplicables. (Supercias)
Qué debería entregarse
Documentación societaria
- estatutos;
- actas;
- libros;
- nombramientos;
- certificados;
- poderes;
- y expedientes de la SCVS.
Información tributaria
- declaraciones;
- anexos;
- requerimientos;
- firma electrónica;
- claves;
- certificados;
- y obligaciones próximas.
Información laboral
- expedientes;
- contratos;
- nómina;
- inspecciones;
- finiquitos;
- procesos;
- y obligaciones del IESS.
Información bancaria
- cuentas;
- tokens;
- firmas;
- créditos;
- garantías;
- y contactos.
Contratos y litigios
- contratos vigentes;
- renovaciones;
- incumplimientos;
- juicios;
- arbitrajes;
- y asesoría externa.
Claves y accesos
No basta con recibir una lista de contraseñas.
Debe revisarse:
- titularidad de los correos;
- número telefónico asociado;
- mecanismos de recuperación;
- autenticación de dos factores;
- usuarios administradores;
- y revocación del acceso anterior.
Poderes vigentes
La salida del representante no siempre termina automáticamente los poderes que fueron otorgados.
La compañía debe revisar:
- apoderados;
- alcance;
- vigencia;
- necesidad;
- revocación;
- y notificación a terceros.
Asuntos pendientes
El representante saliente debería informar:
- vencimientos;
- inspecciones;
- negociaciones;
- renovaciones;
- pagos;
- juntas;
- conflictos;
- y decisiones que requieren aprobación.
Firmas y observaciones
El acta puede incluir observaciones de ambas partes.
Cuando no existe cooperación, la compañía debería documentar:
- requerimientos enviados;
- información no entregada;
- accesos pendientes;
- y medidas tomadas para recuperar el control.
Actualización institucional
Después de la inscripción, el nuevo representante debe gestionar los accesos y actualizaciones correspondientes. La SCVS advierte que el cambio puede bloquear el perfil anterior e inactivar la clave de la compañía. (appscvs.supercias.gob.ec)
En TempoLegal preparamos protocolos y actas de entrega, gestionamos renuncias y nombramientos, revisamos poderes y acompañamos la transición integral entre representantes legales.