Un poder notarial debe redactarse conforme al acto que se pretende ejecutar. La amplitud excesiva puede generar riesgos y la falta de facultades puede impedir el trámite.La mejor prevención consiste en definir claramente el alcance, duración, sustitución, manejo de dinero y mecanismos de terminación.

Qué es un poder

El poder es la autorización mediante la cual una persona, compañía u organización permite que otra actúe en su representación.

Puede utilizarse para:

• comprar o vender bienes;
• administrar cuentas;
• comparecer ante autoridades;
• realizar trámites societarios;
• representar a una compañía;
• celebrar contratos;
• cobrar valores;
• gestionar procesos judiciales;
• aceptar herencias;
• o ejecutar actos específicos.

La autorización puede constar en escritura pública o en otro instrumento admitido, dependiendo de la naturaleza del acto para el cual será utilizada.

Poder general y poder especial

El poder general normalmente concede facultades amplias de administración o representación. No significa que el apoderado pueda realizar cualquier acto sin limitación.

El poder especial se otorga para uno o varios actos concretos, como:

• vender un inmueble determinado;
• constituir una compañía;
• comparecer a una junta;
• gestionar una herencia;
• firmar una escritura;
• o realizar un trámite ante una institución específica.

Cuando el acto tiene una relevancia patrimonial importante, suele ser más seguro identificarlo expresamente.

El error de copiar modelos de internet

Los formatos genéricos pueden contener facultades que no corresponden al negocio o excluir justamente la autorización necesaria.

Antes de redactar, conviene responder:

• ¿Qué debe hacer el apoderado?
• ¿Ante qué autoridad o institución?
• ¿Por cuánto tiempo?
• ¿Puede recibir dinero?
• ¿Puede sustituir el poder?
• ¿Puede contratar consigo mismo?
• ¿Puede vender, hipotecar o gravar bienes?
• ¿Debe rendir cuentas?
• ¿Cómo terminará la autorización?

Poderes otorgados por compañías

Cuando una sociedad concede un poder, debe comprobarse que la persona que lo firma tenga facultad para hacerlo.

También debe revisarse si se necesita:

• resolución de junta;
• autorización del directorio;
• certificado de representación;
• estatuto;
• nombramiento vigente;
• o aprobación de la casa matriz.

Un poder corporativo puede ser observado cuando la decisión interna y el documento notarial no coinciden.

Poderes emitidos en el extranjero

Cuando el poder se firma fuera de Ecuador, puede requerir:

• intervención notarial o consular;
• apostilla o legalización;
• traducción;
• protocolización;
• y verificación de la existencia y representación de la entidad otorgante.

La preparación debe comenzar antes de que el documento sea enviado al país. Corregirlo desde Ecuador puede implicar repetir firmas, certificaciones y envíos internacionales.

Sustitución y delegación

El poder debería indicar si el apoderado puede sustituir o delegar sus facultades.

Autorizar una sustitución amplia puede facilitar la operación, pero también permite que una persona distinta de la inicialmente elegida actúe en nombre del mandante.

Esta facultad no debería incluirse automáticamente.

Revocación

Un poder puede necesitar revocación cuando:

• termina la relación profesional;
• cambia el representante;
• se completa el negocio;
• surge una pérdida de confianza;
• o el documento deja de ser necesario.

Además de formalizar la revocación, conviene comunicarla a las personas e instituciones ante las cuales se utilizó el poder.

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