Computadores, maquinaria, vehículos, mobiliario y adecuaciones suelen registrarse durante años sin una revisión física. El resultado es una contabilidad con activos que ya no existen, bienes sin ubicación, depreciaciones incorrectas o compras importantes registradas como gasto.

El auxiliar de activos debe contener más que un valor

Conviene identificar cada activo con descripción, fecha de adquisición, costo, ubicación, responsable, vida útil, método de depreciación y estado. Cuando sea práctico, un código o etiqueta facilita el inventario físico. El total del auxiliar debe conciliar con las cuentas del mayor contable.

Contabilidad y tributación pueden tener criterios distintos

La depreciación contable debe responder al patrón de consumo y a la vida útil bajo el marco financiero aplicable. La deducibilidad tributaria se revisa conforme a las reglas fiscales vigentes. Por ello, el outsourcing debe distinguir ajustes contables de diferencias tributarias y evitar modificar la contabilidad únicamente para coincidir con un límite fiscal.

Las bajas también necesitan documentación

Vender, destruir, perder o dejar de utilizar un activo requiere revisar su valor en libros y el soporte de la salida. Mantener bienes inexistentes sobrestima los activos; eliminarlos sin evidencia puede generar preguntas posteriores. Las bajas deberían aprobarse y documentarse de forma coordinada entre administración y contabilidad.

Un inventario físico periódico permite detectar activos trasladados, dañados o sin uso, además de confirmar quién los custodia. También ayuda a identificar gastos que debieron capitalizarse o proyectos en curso que ya están listos para entrar en operación.

Cuando la contabilidad es tercerizada, la empresa debe informar altas, traslados y bajas. El contador no puede conocer el estado físico de los bienes únicamente revisando facturas. Un proceso compartido evita que el auxiliar de activos se convierta en una lista desactualizada.