Bases de antiguos clientes, hojas de vida, expedientes y copias de documentos suelen mantenerse durante años “por si acaso”. La normativa exige que el tiempo de conservación se relacione con la finalidad del tratamiento y con las obligaciones que justifiquen mantener la información.

No existe un plazo único para todos los datos

El Reglamento General de la LOPDP señala que los plazos no deben exceder lo estrictamente necesario para cumplir la finalidad. Por eso, información laboral, comercial, contractual o de candidatos puede requerir criterios distintos y debe considerar las reglas sectoriales que resulten aplicables.

Cuando la finalidad termina, hay que actuar

Si la finalidad se cumplió y no existe una obligación legal u otra justificación válida para conservar los datos, corresponde aplicar eliminación, bloqueo o anonimización según el caso. La decisión debe formar parte de un procedimiento documentado y no depender de borrados informales.

La política debe incluir copias y proveedores

La empresa debería identificar dónde existen datos: sistemas, correo, nube, respaldos y plataformas de encargados. Una matriz de retención debe indicar categoría, finalidad, plazo o criterio de conservación, responsable de revisión y acción al finalizar el período.

Sin embargo, ¿Sabías que...?

¿Al terminar la relación con un cliente debo borrar todos sus datos?

No necesariamente. Puede existir una obligación legal o la necesidad de conservar información para formular, ejercer o defender reclamaciones.

¿Puedo conservar hojas de vida indefinidamente?

No conviene hacerlo sin finalidad y justificación. Debe definirse un período o criterio coherente con el proceso de selección.

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