Muchas empresas contratan proveedores externos mediante propuestas comerciales, correos o contratos demasiado generales. Mientras el servicio funciona, esa informalidad parece suficiente. El problema aparece cuando se incumple un plazo, desaparecen datos, el proveedor cambia a su equipo, aumenta unilateralmente el precio o surge una reclamación laboral. Un contrato de outsourcing debe explicar con precisión qué se contrata, cómo se medirá el resultado y quién asumirá cada riesgo.
El objeto debe describir un servicio, no una provisión de personal
El primer punto es definir correctamente el objeto.
No debería limitarse a expresiones como “apoyo administrativo” o “asignación de recursos”. Debe identificar:
- procesos incluidos;
- resultados esperados;
- entregables;
- exclusiones;
- herramientas;
- periodicidad;
- y estándares técnicos.
Mientras más ambiguo sea el objeto, más difícil será demostrar que se contrató una operación independiente.
Autonomía del proveedor
El contrato debería establecer que el proveedor:
- organiza sus propios recursos;
- dirige a su personal;
- asume sus obligaciones laborales;
- determina la forma técnica de ejecución;
- y responde por los resultados.
Esta cláusula debe coincidir con la realidad. El Mandato Constituyente No. 8 impide utilizar contratos civiles o mercantiles para encubrir relaciones laborales directas. (archivo.asambleanacional.gob.ec)
Niveles de servicio
Los SLA o acuerdos de nivel de servicio permiten medir la prestación.
Pueden incluir:
- tiempos de respuesta;
- fechas de entrega;
- disponibilidad de sistemas;
- porcentaje de errores;
- tiempos de solución;
- canales de soporte;
- y consecuencias por incumplimiento.
Sin indicadores, la empresa puede estar insatisfecha, pero no tener una base contractual clara para exigir correcciones.
Confidencialidad y datos personales
Cuando el proveedor accede a información de trabajadores, clientes o proveedores, el contrato debe regular:
- finalidades autorizadas;
- instrucciones documentadas;
- controles de seguridad;
- acceso restringido;
- incidentes;
- devolución o eliminación;
- subencargados;
- y transferencias internacionales.
No basta con una cláusula general de confidencialidad. La gestión de datos requiere obligaciones operativas específicas.
Propiedad intelectual
El contrato debería aclarar quién será titular de:
- software;
- diseños;
- bases de datos;
- informes;
- metodologías;
- contenidos;
- código fuente;
- y materiales desarrollados.
Pagar por un servicio no siempre transfiere automáticamente todos los derechos sobre el resultado.
Terminación y transición
Una terminación mal planificada puede paralizar la empresa.
Deben regularse:
- entrega de información;
- devolución de accesos;
- transferencia de archivos;
- cooperación con el nuevo proveedor;
- eliminación de copias;
- plazos de salida;
- y continuidad de servicios críticos.
Aspectos tributarios
Los pagos por servicios requieren comprobantes válidos, análisis de IVA y aplicación de las retenciones correspondientes. El SRI señala que las personas jurídicas y otros agentes de retención deben efectuar la retención cuando pagan o acreditan ingresos gravados y entregar el comprobante respectivo. (Secretaría de Riesgos)
En TempoLegal elaboramos y revisamos contratos de outsourcing, acuerdos de nivel de servicio, cláusulas de protección de datos, propiedad intelectual y planes de transición para empresas que contratan procesos externos en Ecuador.