En la práctica empresarial se utilizan con frecuencia expresiones como “notarizar”, “certificar” o “protocolizar” sin distinguir qué acto se necesita realmente. Esta confusión puede provocar que un documento sea rechazado porque se autenticó una firma cuando se requería una escritura, o porque se protocolizó un instrumento sin cumplir las formalidades necesarias para el negocio.
Reconocimiento o autenticación de firmas
Este acto permite acreditar que una firma fue puesta o reconocida ante el notario por la persona correspondiente.
El catálogo oficial señala que el reconocimiento o autenticación de firmas en documentos que no sean escrituras públicas es un acto presencial y establece una tarifa por cada firma. (Función Judicial)
Puede utilizarse en determinados:
- contratos privados;
- autorizaciones;
- declaraciones;
- actas;
- solicitudes;
- y documentos empresariales.
Qué no hace la autenticación
Autenticar una firma no significa que el notario:
- apruebe el negocio;
- confirme todos los hechos;
- garantice el cumplimiento;
- convierta cualquier documento en escritura pública;
- o elimine requisitos registrales.
Protocolización
La protocolización incorpora un documento al protocolo notarial bajo las formalidades correspondientes.
Puede utilizarse para conservar, dar fecha y organizar determinados instrumentos, como:
- documentos extranjeros;
- resoluciones;
- poderes;
- actas;
- traducciones;
- decisiones corporativas;
- y otros documentos admitidos.
Protocolizar no corrige defectos
Un documento inválido, incompleto o firmado por una persona sin facultades no se vuelve válido únicamente por incorporarlo a un protocolo.
Antes de protocolizar deben revisarse:
- autenticidad;
- apostilla;
- traducción;
- competencia;
- representación;
- integridad;
- y finalidad.
Documentos internacionales
Un documento extranjero puede requerir una combinación de:
- certificación;
- apostilla;
- traducción;
- protocolización;
- y registro.
El orden depende del país de origen y del uso que tendrá en Ecuador.
Verificación digital
El Consejo de la Judicatura mantiene un sistema público de verificación de actos notariales, que permite consultar información del acto mediante sus datos de identificación.
En TempoLegal determinamos qué formalidad necesita cada documento y coordinamos autenticaciones, protocolizaciones, apostillas, traducciones y registros.