La salida de un representante legal puede ser ordenada o convertirse en una pérdida de control corporativo. El acta de entrega permite identificar documentos, accesos, obligaciones y pendientes, pero debe coordinarse con la designación e inscripción del reemplazo. Si no existe una entrega formal, la nueva administración puede comenzar sin saber qué obligaciones están próximas o dónde se encuentra la documentación.
El acta de entrega no reemplaza el cambio societario
El acta sirve para documentar la transición operativa. Distingue recepción de verificación y utiliza una matriz como esta:
| Documento o cuenta institucional | Responsable y ubicación | Pendiente y vencimiento | Recepción y verificación |
|---|---|---|---|
| Declaraciones y requerimientos tributarios | Responsable contable y expediente | Respuesta o pago pendiente, con fecha | Documento recibido y comprobante por revisar |
| Usuario autorizado en banca | Administrador de la cuenta y banco | Cambio de autorizado y revocación de acceso | Confirmación de la entidad, sin entregar claves personales |
La renuncia, remoción, designación e inscripción se rigen por la Ley de Compañías y el estatuto: Registro Mercantil para SA y compañías limitadas, y Registro de Sociedades de la SCVS para SAS. El acta no sustituye esos actos ni determina por sí sola la salida del cargo. Consulta la guía del cambio de representante legal.
Qué debería entregarse
Documentación societaria
- estatutos;
- actas;
- libros;
- nombramientos;
- certificados;
- poderes;
- y expedientes de la SCVS.
Información tributaria
- declaraciones;
- anexos;
- requerimientos;
- inventario de certificados y autorizaciones de firma electrónica;
- usuarios institucionales y procedimiento de actualización de accesos;
- certificados tributarios y comprobantes;
- y obligaciones próximas.
Información laboral
- expedientes;
- contratos;
- nómina;
- inspecciones;
- finiquitos;
- procesos;
- y obligaciones del IESS.
Información bancaria
- cuentas;
- inventario de dispositivos y autorizados, con cambio de accesos ante el banco;
- registro de firmas y revocación de autorizaciones anteriores;
- créditos;
- garantías;
- y contactos.
Contratos y litigios
- contratos vigentes;
- renovaciones;
- incumplimientos;
- juicios;
- arbitrajes;
- y asesoría externa.
Claves y accesos
La firma electrónica personal, su contraseña y los dispositivos personales de autenticación no se entregan al entrante. El titular debe conservar su control, conforme al artículo 17 de la Ley de Comercio Electrónico. Se transfieren documentos y control institucional por vías autorizadas; se habilitan las credenciales del nuevo titular y se revisan las autorizaciones que deban revocarse.
Debe revisarse:
- titularidad de los correos;
- número telefónico asociado;
- mecanismos de recuperación;
- autenticación de dos factores;
- usuarios administradores;
- y revocación del acceso anterior.
Poderes vigentes
Revisa cada poder y quién fue su mandante: el efecto de la salida depende del otorgante, del texto y de las causas legales de terminación. El artículo 2067.8 del Código Civil contempla la cesación de funciones del mandante cuando el mandato se dio en ejercicio de ellas. No debe asumirse continuidad automática ni revocación general de todos los poderes.
La compañía debe revisar:
- apoderados;
- alcance;
- vigencia;
- necesidad;
- revocación;
- y notificación a terceros.
Asuntos pendientes
El representante saliente debería informar:
- vencimientos;
- inspecciones;
- negociaciones;
- renovaciones;
- pagos;
- juntas;
- conflictos;
- y decisiones que requieren aprobación.
Firmas y observaciones
El acta puede incluir observaciones de ambas partes, documentos faltantes y reservas de verificación. Recibir una carpeta no equivale a confirmar su integridad o cumplimiento. El acta no elimina responsabilidades previas ni obliga a trabajadores, acreedores o autoridades a aceptar un finiquito interno.
Cuando no existe cooperación, la compañía debería documentar:
- requerimientos enviados;
- información no entregada;
- accesos pendientes;
- y medidas tomadas para recuperar el control.
Actualización institucional
Después de la inscripción en el registro que corresponda al tipo de compañía, el nuevo representante debe gestionar usuarios, autorizaciones y datos institucionales. Comprueba el resultado de cada cambio en SCVS, SRI, bancos y demás plataformas aplicables, y deja constancia de accesos pendientes.
En TempoLegal preparamos protocolos y actas de entrega, gestionamos renuncias y nombramientos, revisamos poderes y acompañamos la transición integral entre representantes legales.
Fuentes: SENAE: control de la firma electrónica, Ley de Comercio Electrónico, art. 17; Código Civil, art. 2067; Ley reformatoria de la Ley de Compañías, Registro Oficial 269 de 15 de marzo de 2023. Normativa consultada con corte al 12 de octubre de 2026.