La conciliación bancaria explica por qué el saldo del estado de cuenta y el saldo de contabilidad difieren a una fecha. Cada diferencia debe relacionarse con una operación identificable: pago en tránsito, comisión, abono pendiente, duplicado o error. Cambiar una cifra para que ambos saldos coincidan oculta la causa y puede trasladar el problema al mes siguiente.
Reúna información del mismo período
Obtenga el estado de cuenta completo, el mayor de bancos, comprobantes de pagos y cobros, y liquidaciones de tarjetas o pasarelas. El mayor es el detalle de movimientos de la cuenta contable. Confirme fechas inicial y final, moneda y saldo de apertura; conciliar archivos de cortes distintos produce diferencias artificiales.
Una revisión mensual puede funcionar como buena práctica para el cierre. Un negocio con alto volumen puede revisar diariamente movimientos críticos. Esa frecuencia de gestión no se presenta como un plazo legal universal. El calendario debe responder al volumen y al riesgo de la operación.
Ejemplo: cobrar con tarjeta no equivale a recibir el mismo día
Escenario hipotético, con cifras simplificadas: el 30 de junio se cobra una venta con tarjeta por USD 1.000. El proveedor descontará USD 30 de comisión y abonará USD 970 el 2 de julio. Los importes ilustran la conciliación; impuestos, retenciones u otros cargos, si existen, deben desglosarse según la liquidación real.
| Momento | Qué muestra el control | Qué hacer |
|---|---|---|
| 30 de junio | USD 1.000 cobrados por el canal, todavía sin depósito bancario | Registrar y seguir el derecho de cobro al proveedor en una cuenta puente |
| Liquidación confirmada | USD 30 de comisión y USD 970 por acreditar | Registrar el desglose con su soporte y política contable |
| 2 de julio | Abono bancario de USD 970 | Aplicarlo a la liquidación pendiente y cerrar la partida |
Al cierre de junio, esa operación no demuestra que el banco haya perdido dinero ni permite aumentar ficticiamente su saldo. La cuenta puente mantiene visible lo que el proveedor debe entregar. Si el abono no llega el día esperado, tesorería investiga con la liquidación y la referencia de la transacción.
Cómo investigar una diferencia
- Empareje movimientos por fecha, valor y referencia; permita desfases explicables sin asumir coincidencia automática.
- Separe movimientos bancarios aún no registrados de registros contables que todavía no aparecen en el banco.
- Revise errores de importe, cuenta, duplicidad y asignación a clientes o proveedores.
- Registre el ajuste solo con causa y respaldo; una partida de tiempo requiere seguimiento, no siempre un asiento.
- Compruebe el saldo conciliado y conserve la preparación y revisión.
Formato de partidas pendientes
Use una fila por diferencia con referencia, fecha de origen, importe, días abiertos, causa, soporte, responsable, próxima acción y fecha prevista. Por ejemplo: “Liquidación de tarjetas de junio; USD 970; dos días; tesorería confirma abono del 2 de julio”. Al cerrarla, conserve la referencia bancaria y la fecha de solución.
Revise especialmente partidas repetidas o antiguas. Un cargo desconocido requiere confirmar su origen y el procedimiento de reclamo con el banco; no debe desaparecer mediante un gasto genérico. El reporte debe distinguir explicación confirmada de hipótesis pendiente.
Accesos para el contador externo
Comparta exportaciones o cree accesos individuales de consulta cuando el banco lo permita. Separe preparación de conciliaciones, autorización de pagos y revisión. No entregue contraseñas compartidas, códigos de autorización o archivos y claves de firma como mecanismo de acceso. Documente qué información recibirá el proveedor y retire permisos al finalizar su servicio.
TempoLegal puede ayudar a organizar conciliaciones y un registro de pendientes que conecte bancos, contabilidad y soportes, con responsables que investiguen cada diferencia.
Fuentes oficiales
- SRI: Impuesto a la Renta y obligaciones de los contribuyentes
- SRI: Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno