El cierre mensual revisa si los saldos contables representan las operaciones del período y si tienen soporte. Presentar una declaración no sustituye esa revisión. Para coordinarla con un contador externo, acuerde documentos de entrada, conciliaciones, responsables y entregables, con anticipación a cada obligación tributaria aplicable.
Parta de los vencimientos que corresponden a la empresa
Confirme RUC, régimen, periodicidad y condición del contribuyente. IVA, retenciones y anexos no deben suponerse mensuales o exigibles a todas las empresas de la misma manera. El Anexo Transaccional Simplificado (ATS) tiene sus propias reglas cuando corresponde. Los plazos del SRI y del IESS se gestionan por separado.
El calendario interno debe adelantarse al vencimiento legal. La falta de documentos o de aprobación gerencial no suspende por sí sola el deber de declarar y pagar. Compruebe fechas y reglas aplicables en fuentes oficiales, incluidas las modificaciones o prórrogas que correspondan al caso.
Un cronograma relativo, adaptable al vencimiento
En esta plantilla, “V” representa el vencimiento de la obligación concreta. Los días indicados son metas internas ilustrativas, no nuevos plazos legales.
| Momento interno | Trabajo | Entregable |
|---|---|---|
| V menos 10 días | Recibir y revisar documentos | Inventario de soportes y faltantes |
| V menos 7 días | Conciliar y analizar cuentas | Diferencias con responsable y propuesta |
| V menos 4 días | Revisar impuestos y anexos aplicables | Borradores y bases conciliadas |
| V menos 2 días | Aprobar información y disponer fondos | Decisiones documentadas y autorización de pago |
| Antes de V | Presentar y pagar según corresponde | Recepción y evidencia de pago comprobadas |
| Después del cierre | Entregar resultados y controlar pendientes | Reporte gerencial y plan de solución |
Lista de comprobación del período
Copie o imprima esta lista y marque cada control únicamente cuando exista evidencia. Los responsables son sugeridos; la empresa debe asignarlos expresamente en su acuerdo de servicio.
| Control | Evidencia a conservar | Responsable sugerido |
|---|---|---|
| □ Bancos y medios de cobro | Conciliaciones y partidas pendientes | Contador y tesorería |
| □ Ventas y compras | Comprobantes, autorizaciones y ajustes sustentados | Contador; ventas y compras aportan soporte |
| □ Clientes y proveedores | Auxiliares, anticipos y documentos pendientes | Contador y administración |
| □ Nómina e IESS, si corresponde | Novedades, cálculo, planilla y pago | Recursos humanos y tesorería |
| □ IVA y retenciones aplicables | Bases, conciliación y declaraciones | Contador; representante coordina aprobación |
| □ ATS y otros anexos exigibles | Archivo validado y recepción | Responsable tributario |
| □ Inventarios, activos y relacionadas | Movimientos, análisis y soportes según operación | Contador y área que genera la información |
| □ Reporte gerencial | Estados, liquidez, variaciones y pendientes | Contador y gerencia |
Qué hacer cuando un documento llega tarde
Ejemplo hipotético: después de presentar IVA aparece una factura de compra que no se había entregado. Registre la fecha de recepción, valide el comprobante y determine el período y tratamiento que permiten las reglas del impuesto. No duplique el gasto ni traslade automáticamente el crédito a un mes elegido para cuadrar.
El contador debe evaluar si corresponde ajuste contable, declaración sustitutiva u otra vía, considerando efecto en el impuesto, plazo y actuaciones previas del SRI. El artículo 101 de la LRTI distingue correcciones que aumentan el impuesto de las que no lo modifican o favorecen al contribuyente; no existe una facultad ilimitada para sustituir cualquier declaración.
El reporte final debe identificar cada pendiente, su impacto, quién lo resolverá y cuándo. TempoLegal puede revisar el calendario y los entregables del cierre para que la empresa conozca qué declaró, qué pagó y qué sigue abierto.
Fuentes oficiales
- SRI: calendario de responsabilidades tributarias
- SRI: agentes de retención y contribuyentes especiales
- SRI: Ley de Régimen Tributario Interno