Una cuenta por pagar debe mostrar a quién se debe, por qué, cuándo vence y qué falta para autorizar el pago. El control no consiste en pagar todo lo que aparece en el correo: hay que relacionar factura, recepción del bien o servicio y aprobación.
Cómo detectar un posible duplicado
Busque coincidencias por RUC del proveedor, tipo de comprobante, serie, número, importe y fecha. La clave de acceso o autorización electrónica también ayuda a identificar el documento. Un archivo enviado dos veces no representa dos obligaciones; dos facturas con igual importe tampoco son necesariamente un duplicado.
Ejemplo hipotético: compras envía una factura de USD 1.200 y el proveedor vuelve a remitirla al contador. El sistema debe marcar que su identificación ya está registrada. Si otra factura de USD 1.200 corresponde a un segundo servicio, se verifica el contrato y recepción antes de descartarla.
Qué revisar antes de aprobar
- Validez del comprobante y datos del proveedor.
- Pedido, contrato o autorización que origina la obligación.
- Recepción del producto o aceptación del servicio.
- Anticipos, notas de crédito y pagos parciales existentes.
- Vencimiento, moneda y condiciones de pago.
- Retención aplicable y autorización del responsable.
La obligación de retener Impuesto a la Renta depende de la calificación del comprador y del tipo de operación. Compruebe si la empresa es agente designado o contribuyente especial, y los supuestos específicos que alcanzan a sujetos no calificados. Utilice los porcentajes vigentes desde marzo de 2026; para IVA, revise las reglas propias de ese impuesto.
Reporte semanal que puede usar gerencia
| Campo | Qué registrar |
|---|---|
| Proveedor y documento | RUC, número y contrato o pedido |
| Saldo | Factura menos anticipos, créditos y pagos |
| Fecha y prioridad | Vencimiento y efecto de postergar |
| Responsable | Quién confirma recepción y quién autoriza |
| Estado | Listo, disputado o con soporte pendiente |
| Próxima acción | Pago, aclaración o documento requerido |
Cómo tratar anticipos y facturas disputadas
Un anticipo debe quedar vinculado con su contrato y posterior liquidación. Si se registra como gasto sin controlar el saldo, puede pagarse de nuevo al llegar la factura. La nota de crédito del proveedor debe conciliarse con la obligación específica; no se aplica al primer saldo disponible por conveniencia.
Si la factura se disputa, registre motivo, monto no controvertido y responsable de resolver. La discusión comercial no permite borrar sin más un pasivo real ni omitir el análisis del momento de retención. Si se acuerda una corrección, conserve la comunicación y el documento válido que la respalda.
Separar preparación y autorización
Defina una matriz de montos y responsables. Quien prepara pagos no debería poder cambiar por sí solo la cuenta bancaria del proveedor y aprobar la transferencia. Compruebe los cambios de beneficiario por un canal verificado y mantenga evidencia.
Al cerrar el mes, concilie el detalle de proveedores con el mayor contable y los pagos del banco. El contador debe explicar los saldos, mientras operación debe resolver entregas y disputas; trasladar todos los pendientes a contabilidad prolonga el problema.
Fuentes oficiales
- SRI: normativa para agentes de retención y contribuyentes especiales
- SRI: Resolución NAC-DGERCGC26-00000009, porcentajes de retención de Impuesto a la Renta
- SRI: Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, arts. 9, 28 y 92 según el tema