En Ecuador, las actas de finiquito y las liquidaciones no deberían manejarse como un mero cierre contable. La normativa vigente exige un proceso formal con acta suscrita, comprobante de pago y carga en el sistema del Ministerio del Trabajo para generar el HASH y legalizar el trámite. Para el empleador, cerrar bien una relación laboral no es burocracia: es prevención.
El Acuerdo Ministerial MDT-2025-053, vigente en esta materia, es especialmente claro. Dispone que la elaboración de las actas de finiquito debe realizarse en el sistema que establezca el Ministerio del Trabajo, proporcionando la información requerida. Además, señala que el acta de finiquito debe estar debidamente suscrita por las partes y cargarse junto con el comprobante de pago en formato PDF en la misma plataforma para la generación del código HASH y la finalización del proceso de legalización.
El artículo 19 reformado exige registrar el acta en un plazo máximo de quince días desde la terminación. La ruta descrita es el trámite ordinario. Si la persona no acude a cobrar o rechaza el pago, existe una consignación en línea con procedimiento y plazos propios.
Liquidación y efectos del registro
Calcular y pagar son pasos distintos del registro. El HASH identifica el documento registrado, pero no vuelve correcto un cálculo equivocado ni valida renuncias de derechos. La Resolución 18-2024 de la Corte Nacional exige revisar el acta cuando la demanda cuestiona errores, valores omitidos o posibles renuncias, aunque no la impugne expresamente.
Acta, pago y consignación
La regulación vigente no solo exige el uso del sistema. Exige también que el acta esté suscrita y que se cargue junto con el comprobante de pago. Eso quiere decir que el empleador debe cuidar tanto el cálculo como la trazabilidad documental del cierre. Si falla alguno de esos elementos, el proceso queda debilitado.
El artículo 20 reformado concede quince días para ubicar y pagar directamente a la persona extrabajadora. Si no cobra o se niega a recibir, debe consignarse dentro de los quince días siguientes al vencimiento del primer plazo. Genere el acta, elija consignación y adjunte, entre otros soportes, roles de los últimos tres meses y justificativos de descuentos. El inspector revisa y habilita la orden de pago; después se cargan el comprobante y el acta firmada por el empleador. Conserve las comunicaciones e intentos de pago.
Preparar el cierre con tiempo
Muchas relaciones laborales se terminan en un contexto de conflicto. Justamente por eso el finiquito debe manejarse con más cuidado, no con menos. Cuando la empresa actúa con apuro, omite documentación, no verifica firmas o no organiza bien sus soportes, lo que parecía un simple cierre administrativo puede transformarse en un problema posterior.
Conciliar el finiquito con el expediente
El finiquito no debería analizarse como un acto aislado. Tiene relación con el contrato, con los pagos previos, con la causal de terminación, con los soportes de novedades y con la forma en que la empresa administró la relación hasta el final. Cuando el expediente laboral viene mal armado, el cierre también suele salir débil.
Rubros y controles antes de pagar
Un empleador prudente debería revisar, al menos:
- que la causal o forma de terminación esté clara;
- que el cálculo sea consistente;
- que el pago pueda probarse;
- que el acta esté correctamente suscrita;
- y que el proceso quede formalizado conforme al sistema del Ministerio.
Revise remuneraciones pendientes, vacaciones no gozadas y proporcionales de décimos, descontando solo lo ya pagado o legalmente justificable. La bonificación por desahucio y la indemnización por despido se examinan según la causa concreta; no se añaden a todas las salidas. Una liquidación debe detallar cada rubro, período, base y deducción.
Registro ordinario y custodia
El acuerdo ministerial vigente no deja mucho espacio a la improvisación. La plataforma, el acta, la suscripción por las partes, el comprobante de pago y el código HASH forman parte del proceso de legalización. Eso convierte al finiquito en una actuación formal que el empleador debe tratar con el mismo cuidado con el que maneja otras materias laborales sensibles.
Además, la misma normativa insiste en la obligación del empleador de entregar a sus trabajadores o ex trabajadores el original o copia certificada de documentos derivados de la relación contractual, lo que refuerza todavía más la importancia de la custodia y trazabilidad documental en esta etapa.
Checklist del expediente de salida
Una empresa que ya viene cerrando relaciones laborales debería revisar rápidamente:
- si sus finiquitos están correctamente legalizados en el sistema;
- si conserva respaldo completo del acta, firmas y pago;
- si el cálculo de valores está alineado con la realidad del expediente laboral;
- y si existe una metodología clara para cierres conflictivos o sensibles.
Este tipo de revisión suele revelar errores que la empresa creía superados simplemente porque “ya pagó”.
En TempoLegal ayudamos a revisar causa de terminación, rubros y soportes para completar el pago y registro del finiquito.
Para coordinar los avisos y registros de salida, consulte la guía de SUT e IESS.
Fuentes oficiales y revisión
- MDT-2025-053: artículos 19 y 20 reformados, pago, registro y consignación.
- Código del Trabajo: liquidación y derechos laborales.
- Corte Nacional de Justicia: Resolución 18-2024 sobre revisión del finiquito.
Revisión normativa: 12 de octubre de 2026.