En Ecuador, capacitación, llamados de atención y memorandos no deberían manejarse como actos aislados. Forman parte del ejercicio del poder disciplinario del empleador y de su capacidad de sostener decisiones futuras. Sin reglamento interno, sin trazabilidad, sin capacitación previa y sin documentos bien redactados, la empresa pierde fuerza. Documentar bien no es burocracia: es defensa.  

Por eso, cuando se habla de memorandos, llamados de atención y capacitaciones, el punto importante no es solo dejar constancia. El punto es que la empresa pueda sostener, más adelante, que sí informó, sí previno, sí entrenó, sí advirtió y sí documentó adecuadamente.

El Código del Trabajo ya da la base de esta conversación. El trabajador está obligado a sujetarse al reglamento interno legalmente aprobado y a cumplir sus disposiciones. Además, el empleador no puede imponer multas no previstas en ese reglamento, y el artículo 64 deja claro que, sin aprobación del reglamento, este no surte efecto en lo que perjudique a los trabajadores, especialmente en materia sancionatoria. Esto significa que los memorandos y llamados de atención no deberían manejarse en el vacío: deberían formar parte de una estructura interna coherente.  

El error más común: creer que cualquier memorando sirve

No sirve. O, por lo menos, no sirve igual.

Muchas empresas producen memorandos con frases genéricas, vagas o desordenadas, sin una relación clara con el reglamento interno, sin evidencia del hecho, sin referencia a obligaciones previas o sin conexión con procesos de capacitación. El problema es que, cuando luego se quiere sostener una reincidencia, un incumplimiento grave o incluso un visto bueno, esos documentos pierden muchísimo valor.

Un memorando laboral no debería limitarse a decir “se le llama la atención”. Debería dejar claro:

• qué ocurrió;
• cuál era la obligación incumplida;
• cuál es la referencia interna aplicable;
• y qué consecuencia puede existir en caso de repetición.

Por qué la capacitación sí importa para el poder disciplinario

Este es un punto que muchas empresas subestiman. Capacitar no es solo “cumplir con recursos humanos”. También sirve para fortalecer la defensa del empleador. Si la empresa puede demostrar que entrenó al trabajador en políticas, reglas internas, seguridad, protocolos o procedimientos, entonces su posición mejora mucho más cuando luego documenta un incumplimiento.

Esto es especialmente visible en temas de seguridad y salud en el trabajo. El Plan Integral de Prevención de Riesgos Laborales y otros formatos recientes del Ministerio giran en torno a implementación, actualización y respaldo documental de medidas preventivas. Y la normativa reciente sobre prevención de acoso también exige procesos de sensibilización y capacitación dentro del protocolo interno.  

Aunque ese frente sea específico de seguridad laboral o acoso, su lógica sirve para entender mejor el punto general: la empresa se defiende mejor cuando puede demostrar que no solo sancionó, sino que primero informó, capacitó y previno.

Llamados de atención: cuándo sí ayudan y cuándo perjudican

Un llamado de atención bien hecho ayuda cuando:

• describe hechos concretos;
• está alineado con la política y reglamento interno;
• es oportuno;
• y forma parte de una secuencia coherente de documentación.

Perjudica cuando:

• es ambiguo;
• se usa de manera masiva sin criterio;
• no guarda relación con la realidad operativa;
• o aparece tarde, solo cuando la empresa ya quiere justificar una terminación.

Ese último punto es muy importante. Muchas compañías dejan de documentar durante meses y luego, cuando el conflicto escala, quieren reconstruir el expediente a contrarreloj. Ahí es donde el poder disciplinario se debilita.

La relación entre memorandos y visto bueno

Si una empresa pretende después sostener una causal bajo el artículo 172 del Código del Trabajo, la documentación previa pesa muchísimo. El visto bueno no depende solo de que la causal exista en abstracto. Depende también de cómo la empresa sostuvo el historial del incumplimiento. Por eso los memorandos y llamados de atención no son simplemente “papeles”; son parte de la narrativa probatoria del empleador.  

Y aquí es donde muchas empresas fallan: no conectan sus memorandos con un sistema disciplinario coherente. Solo reaccionan.

Capacitación interna y prevención: una oportunidad que muchas empresas desaprovechan

La prevención de acoso laboral y riesgos psicosociales vuelve a mostrar la importancia de la capacitación. El Acuerdo MDT-2025-102 exige que el protocolo interno contemple procesos de sensibilización y capacitación, política de cero tolerancia y canales claros de comunicación. Esto demuestra que la capacitación ya no es un elemento decorativo en cumplimiento laboral. Es parte esperada de la estructura preventiva del empleador.  

Por eso, una empresa que quiera ordenar su frente disciplinario debería pensar en capacitación no solo como formación, sino como base de trazabilidad.

Qué debería documentar correctamente una empresa

Un empleador prudente debería asegurar al menos:

• que el trabajador reciba inducción y capacitaciones relevantes;
• que existan soportes de esa capacitación;
• que los llamados de atención sean claros y oportunos;
• que los memorandos no contradigan el reglamento interno ni los contratos;
• y que toda la estructura documental apunte en la misma dirección.

No se trata de llenar carpetas. Se trata de construir una secuencia creíble y jurídicamente útil.

En Tempolegal ayudamos a empleadores en Ecuador a estructurar correctamente su documentación disciplinaria, incluyendo capacitaciones, memorandos y llamados de atención, para fortalecer la posición de la empresa frente a conflictos laborales.