Aprobar un Reglamento Interno de Trabajo en Ecuador exige bastante más que redactar un documento. Requiere entender la finalidad del reglamento, tramitarlo correctamente, descargar y conservar oportunamente el respaldo y aplicarlo dentro de una estructura laboral coherente. Los errores en este proceso hacen perder tiempo y dinero, pero sobre todo debilitan a la empresa justo en uno de los puntos donde más necesita solidez: la disciplina interna.

La base legal sigue estando en el artículo 64 del Código del Trabajo, que ordena que los establecimientos de trabajo colectivo remitan a la Dirección Regional del Trabajo copia legalizada del horario y del reglamento interno para su aprobación. Y la misma norma insiste en algo clave: sin esa aprobación, el reglamento no surte efecto en todo lo que perjudique a los trabajadores, especialmente en materia sancionatoria.

Aprobación y descarga del reglamento

En el plano operativo, la referencia más útil hoy es el Acuerdo Ministerial MDT-2025-053. Allí se sustituyó el artículo 24 de la regulación respectiva y se dispuso que el Director Regional del Trabajo y Servicio Público competente al domicilio del empleador emitirá la resolución de aprobación del Reglamento Interno de Trabajo. También se estableció que, si se niega el registro del proyecto de reglamento, el peticionario deberá ingresar nuevamente el trámite para su registro.

La misma norma agrega dos temas que el empleador no debería pasar por alto. Primero, una vez aprobado el reglamento, la empresa dispone de quince días improrrogables para descargarlo como respaldo de su registro y aprobación. Segundo, el Ministerio realiza control aleatorio posterior sobre cumplimiento legal y aplicación del Reglamento Interno de Trabajo. Además, deja claro que la responsabilidad de certificar, custodiar y conservar la documentación cargada en el sistema es exclusiva del empleador.

Eso significa que el trámite no termina cuando sale la resolución. También hay una carga posterior de custodia y de correcta aplicación.

Presentar el proyecto y atender la revisión

1. Confirme nómina, datos del empleador y representación, centros de trabajo, horarios y ocupaciones.
2. Prepare un proyecto ajustado al Código y a los contratos, en PDF debidamente firmado.
3. Complete la información requerida en SUT, adjunte el proyecto y conserve la constancia de envío.
4. Revise notificaciones y requerimientos; si se niega el registro, ingrese nuevamente el trámite conforme al artículo 24 reformado.
5. Obtenga la resolución, descargue el respaldo en quince días y organice su custodia, difusión y aplicación.

El artículo 23 del MDT-2023-140 exige el PDF firmado. Cargar el archivo no equivale a aprobación; los quince días son para descargar después de aprobarse, no un plazo garantizado de respuesta de la autoridad.

Adaptar el reglamento a la operación

Un reglamento interno no debería ser un documento “de plantilla” que se copia de otra empresa. Si el texto no refleja la realidad operativa del negocio, las funciones, los riesgos y la política disciplinaria de la compañía, puede terminar siendo inútil o incluso contraproducente. La empresa necesita un reglamento que realmente le sirva, no solo uno que “suene formal”.

Difundir y aplicar reglas válidas

Este es uno de los fallos más comunes. El empleador tramita el reglamento como si fuera una obligación burocrática más, pero no como una herramienta de gestión. Y ese enfoque es el que después lleva a tener un documento aprobado pero mal aplicado o desconectado de memorandos, llamados de atención, contratos y protocolos internos.

Entregue a los trabajadores los documentos que correspondan, facilite acceso al reglamento y conserve la constancia de comunicación. Los supervisores deben conocer el procedimiento de descargos. La aprobación no valida reglas contrarias al Código: las multas requieren previsión válida y la retención por ellas no puede superar el 10% de la remuneración.

Conservar resolución y respaldo

El Acuerdo MDT-2025-053 es bastante claro en esto. El Ministerio no asume responsabilidad por la conservación de la documentación física y digital que el empleador suba al sistema. La responsabilidad es de la empresa. Además, pasado el plazo para descargar el respaldo, el empleador puede verse obligado a iniciar nuevamente el trámite, con el riesgo adicional de sanciones si corresponde.

Eso, en términos prácticos, significa pérdida de tiempo, duplicación de trabajo y costos innecesarios.

Umbral y plazo para registrar el proyecto

El artículo 22 del MDT-2023-140 obliga a empleadores bajo el Código del Trabajo con más de diez trabajadores a elaborar y registrar el proyecto dentro de treinta días desde que superan ese umbral. El reglamento de trabajo, el reglamento de higiene y seguridad y el protocolo de acoso son instrumentos distintos; el protocolo privado se exige desde diez, con su propia regulación.

Qué revisar antes de presentar el trámite

Antes de iniciar el proceso, conviene revisar al menos estas preguntas:

• ¿el reglamento refleja realmente la operación y riesgos de la empresa?;
• ¿está alineado con contratos, políticas internas y estructura disciplinaria?;
• ¿quién custodiará el respaldo aprobado?;
• ¿el área de talento humano sabe cómo aplicarlo después?;
• ¿la empresa lo está tramitando como herramienta real o solo como obligación burocrática?

Cuando esas respuestas no están claras, el riesgo de que el reglamento termine siendo un documento aprobado pero poco útil aumenta muchísimo.

Límites de las sanciones del reglamento

Porque la empresa que no tiene un reglamento aprobado se debilita sola. El mismo Código del Trabajo vincula la eficacia del reglamento aprobado con materias que afectan a los trabajadores, especialmente sanciones. Y el propio régimen laboral también conecta el cumplimiento del reglamento con deberes del trabajador y límites del empleador.

Por eso, para una empresa que quiere ordenar su operación interna, documentar incumplimientos y reducir contingencias, la aprobación correcta del reglamento no debería verse como un gasto menor, sino como una inversión de estructura.

Acompañamiento y fuentes

En TempoLegal ayudamos a revisar el proyecto, preparar su presentación y organizar la descarga, custodia y difusión del reglamento aprobado.

Para revisar la obligación de su empresa, consulte cuándo es obligatorio el reglamento interno; para otro instrumento, el protocolo de prevención de acoso.

Fuentes oficiales y revisión

• MDT-2023-140: artículos 22 y 23, umbral, plazo y proyecto.
• MDT-2025-053: aprobación, descarga y custodia.
• Código del Trabajo: artículos 44 y 64.
• MDT-2025-186: umbral del protocolo de acoso.

Revisión normativa: 12 de octubre de 2026.