Una venta a crédito aumenta los ingresos, pero el dinero llegará después y puede no recuperarse completo. Para dirigir la cobranza, la empresa necesita identificar cada factura, su vencimiento, los pagos aplicados y los problemas que impiden cobrarla. El contador externo puede producir esa información; la empresa debe asignar quién contactará al cliente y decidirá la siguiente acción.
El saldo debe poder explicarse factura por factura
El auxiliar de cartera es el detalle por cliente y documento. El mayor contable es el registro de movimientos y saldo de la cuenta en contabilidad. Ambos deben coincidir tras aplicar anticipos, cobros parciales, retenciones recibidas, notas de crédito y compensaciones debidamente sustentadas. Una transferencia sin identificar no debe borrar una deuda de manera arbitraria.
Separe la fecha de emisión del vencimiento: una factura de hace cuarenta días con plazo contractual de sesenta todavía no está vencida. Registre también disputas comerciales y promesas de pago. Así se evita tratar como mora un error de aplicación o una devolución pendiente de formalizar.
Modelo de antigüedad y cálculo ilustrativo
Ejemplo hipotético: una cartera vencida de USD 10.000 se divide por días de atraso. Para ilustrar una matriz de pérdidas esperadas, se aplican tasas supuestas; no son porcentajes legales ni una recomendación para otra empresa.
| Días vencidos | Saldo | Tasa ilustrativa | Pérdida calculada |
|---|---|---|---|
| 0–30 | USD 4.000 | 1 % | USD 40 |
| 31–60 | USD 3.000 | 3 % | USD 90 |
| 61–90 | USD 2.000 | 8 % | USD 160 |
| Más de 90 | USD 1.000 | 35 % | USD 350 |
| Total | USD 10.000 | Saldo por tasa de cada grupo | USD 640 |
Una matriz fundamentada puede ser apropiada; utilizar porcentajes no está prohibido por sí mismo. Deben justificarse agrupación, experiencia de recuperación, situación actual y proyecciones razonables, y revisarse cuentas que requieren evaluación individual. La cartera corriente también debe evaluarse cuando corresponda al modelo aplicable.
Seleccione el marco contable antes de medir
Documente si la compañía aplica NIIF completas o NIIF para las PYMES y qué edición utiliza. NIIF 9 incorpora pérdidas crediticias esperadas; la sección 11 de la edición 2015 para PYMES contempla evidencia objetiva de deterioro para los activos pertinentes. No debe imponerse automáticamente el mismo cálculo a ambas.
La edición 2025 de NIIF para las PYMES tiene aplicación prevista para períodos iniciados desde el 1 de enero de 2027 y permite aplicación anticipada. Revise su adopción y las exigencias locales antes de cambiar una política en 2026. El expediente debe mostrar método, información utilizada, cálculo y aprobación.
La deducción fiscal se analiza por separado
Para el régimen ordinario de créditos del giro del negocio, el artículo 10.11 de la LRTI contempla provisión del 1 % anual sobre créditos comerciales otorgados en el ejercicio y pendientes al cierre, con acumulación limitada al 10 % de la cartera total. Existen exclusiones, incluidos determinados créditos a socios, familiares y sociedades relacionadas. El deterioro contable no se vuelve deducible íntegramente por registrarlo.
La baja fiscal definitiva exige comprobar una condición del artículo 28.3 del Reglamento: dos años o más registrados como incobrables, más de tres años desde el vencimiento original, prescripción de cobro, quiebra o insolvencia declarada, o cancelación de la sociedad deudora. Debe conservarse evidencia y revisar el supuesto aplicable; superar noventa días no autoriza por sí solo una baja fiscal.
Qué exigir al responsable de cartera
Por cada partida, pida documento, vencimiento, saldo, responsable de cobranza, existencia de disputa, soporte disponible y próxima acción con fecha. Revise concentración por cliente y cambios frente al mes anterior. TempoLegal puede coordinar conciliaciones y reportes para que contabilidad y cobranza trabajen con saldos explicables y decisiones documentadas.
Fuentes oficiales
- IFRS Foundation: NIIF 9, instrumentos financieros
- IFRS Foundation: NIIF para las PYMES, módulo 11 sobre instrumentos financieros y deterioro
- IFRS Foundation: NIIF para las PYMES, edición 2025 y fecha de aplicación
- SRI: Ley de Régimen Tributario Interno
- SRI: Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno