El artículo 22 del MDT-2023-140 exige elaborar y registrar el proyecto de Reglamento Interno de Trabajo a empleadores sujetos al Código del Trabajo que tengan más de diez trabajadores. El plazo es treinta días desde superar ese umbral: se activa al llegar a once. La aprobación sigue siendo necesaria para la eficacia de las disposiciones que afecten al trabajador.

Muchas empresas en Ecuador siguen postergando el Reglamento Interno de Trabajo porque lo ven como un documento secundario, un trámite simple o una obligación que puede resolverse después. Ese enfoque suele ser un error. En la práctica, el reglamento interno no solo sirve para “cumplir”, sino para darle a la empresa una base real de organización, disciplina y defensa frente a conflictos laborales.

El Código del Trabajo lo trata de forma expresa. Su artículo 64 dispone que las fábricas y todos los establecimientos de trabajo colectivo deben elevar a la Dirección Regional del Trabajo una copia legalizada del horario y del reglamento interno para su aprobación y añade algo especialmente importante: sin esa aprobación, los reglamentos no surtirán efecto en todo lo que perjudique a los trabajadores, especialmente en lo relativo a sanciones.  

Documentar una ausencia y pedir su explicación es distinto de descontar una multa. Una empresa de nueve personas puede conservar asistencia y justificativos, pero no inventar por correo una multa de USD 50 y descontarla. Incluso con reglamento aprobado, la retención por multas no puede superar el 10% de la remuneración y el Código prohíbe suspender el trabajo como sanción.

Por qué no conviene seguir postergándolo

Muchas compañías creen que pueden llamar la atención, sancionar o documentar incumplimientos apoyándose únicamente en memorandos, correos o decisiones internas. Sin embargo, el mismo Código del Trabajo, al regular las prohibiciones al empleador, impide imponer multas que no se hallen previstas en el respectivo reglamento interno legalmente aprobado. Y, al mismo tiempo, el trabajador está obligado a sujetarse al reglamento interno aprobado y a cumplir sus disposiciones. Eso confirma que el reglamento no es un accesorio; es parte de la estructura jurídica de la relación laboral.  

Sin reglamento aprobado siguen existiendo contratos, obligaciones del Código y causales legales de visto bueno, que deben analizarse por separado. El numeral 2 del artículo 172 sí remite a reglamentos legalmente aprobados para indisciplina o desobediencia grave; la ausencia de reglamento no elimina todas las demás obligaciones ni crea una autorización para sancionar.

Cuándo lo necesita realmente una empresa

El reglamento de higiene y seguridad y otros componentes SST tienen reglas propias por tamaño, actividad y riesgos. No son intercambiables con el reglamento de trabajo o el protocolo de acoso. Registre la fecha real en que se supera diez; no espere al siguiente año ni a una inspección.

Además, el Ministerio del Trabajo mantiene hoy un procedimiento formal de aprobación. El Acuerdo Ministerial MDT-2025-053 dispone que el Director Regional del Trabajo y Servicio Público competente al domicilio del empleador emitirá la resolución de aprobación del Reglamento Interno de Trabajo. También establece que, si se niega el registro del proyecto, el peticionario deberá ingresar nuevamente el trámite. Agrega algo muy relevante para la práctica: una vez aprobado, el empleador dispone de quince días improrrogables para descargar el respaldo del registro y aprobación; pasado ese plazo, los documentos se eliminan automáticamente del sistema, aunque la información del trámite se mantenga.  

Eso significa que este ya no es un tema puramente teórico. Hay una ruta administrativa concreta y una responsabilidad de custodia documental que pesa directamente sobre el empleador.

Qué utilidad real tiene para la empresa

El Reglamento Interno de Trabajo ayuda a la empresa, entre otras cosas, a:

• Ordenar horarios y reglas internas;
• Establecer conductas esperadas;
• Respaldar llamados de atención y sanciones;
• Dar mayor solidez a procesos disciplinarios;
• Reducir ambigüedad frente a incumplimientos.

No reemplaza el buen manejo de talento humano ni la documentación diaria, pero sí les da un marco formal. Esto, en conflictos laborales, suele marcar una diferencia importante.

Desde la experiencia práctica, este documento además funciona muy bien para empresas que están creciendo y ya no pueden manejar su operación interna solo con instrucciones informales. Cuanto más personal tiene una compañía y más compleja es su operación, más importante se vuelve tener reglas internas aprobadas y consistentes.

El error más frecuente de los empleadores

El error más común es creer que el reglamento puede “copiarse” de otro negocio o descargarse como formato genérico. No es lo que conviene. Un buen reglamento debe responder a la realidad de la empresa: su actividad, estructura, riesgos, forma de supervisión y política disciplinaria.

El segundo gran error es pensar que basta con redactarlo. Como ya se indicó, el artículo 64 del Código del Trabajo exige aprobación y el acuerdo ministerial vigente mantiene un procedimiento administrativo concreto para ello. Un reglamento no aprobado pierde valor precisamente donde más importa: en la capacidad de sostener medidas que afecten al trabajador.  

Qué debería revisar una empresa cuanto antes

Una empresa que todavía no tiene reglamento interno aprobado debería revisar urgentemente:

• Si por su estructura y dinámica ya necesita un marco disciplinario más sólido;
• Si ya viene documentando incumplimientos sin suficiente soporte normativo interno;
• Si sus memorandos, llamados de atención y contratos están desconectados;
• Si está preparada para sostener una sanción o un visto bueno con la estructura que hoy tiene.

Ese ejercicio suele revelar rápidamente si la empresa ya dejó pasar demasiado tiempo.

Nuestra experiencia en este tipo de procesos

Cuando una empresa decide ordenar su reglamento interno, normalmente también empieza a preocuparse por sanciones, llamados de atención, contratos, prevención de acoso y defensa ante eventuales vistos buenos o inspecciones.

En TempoLegal revisamos la nómina, los instrumentos aplicables y las reglas internas para identificar obligaciones y prevenir conflictos.

En TempoLegal ayudamos a empresas en Ecuador a elaborar y tramitar su Reglamento Interno de Trabajo conforme a su operación y a los derechos laborales.

Para los pasos de presentación, resolución y descarga, consulte cómo aprobar el reglamento en SUT; para el instrumento distinto de prevención, el protocolo de acoso laboral.

Fuentes oficiales y revisión

• MDT-2023-140: artículo 22, obligación y plazo de registro.
• Código del Trabajo: artículos 44, 64 y 172.
• MDT-2025-186: protocolo de acoso desde diez trabajadores.
• MDT-2025-053: aprobación, descarga y custodia.

Revisión normativa: 12 de octubre de 2026.