Un inventario puede coincidir en número de unidades y estar mal valorado, o mostrar un valor contable correcto con productos que ya no existen en bodega. El control debe revisar cantidades y costo, con un mismo corte y documentos para cada movimiento.
Dos registros que deben poder relacionarse
El kardex recoge entradas, salidas y saldo por producto. El mayor contable reúne los movimientos y el saldo de la cuenta de inventarios. Su comparación funciona si ambos usan el mismo período, incluyen los documentos pendientes y explican cómo se valoró cada movimiento.
Antes del conteo, identifique bodega, productos, responsables y fecha de corte. Si la empresa sigue despachando mientras cuenta, necesita controlar esos movimientos; de otro modo, una diferencia puede ser solo un problema de horario.
Procedimiento de conciliación
- Fije el corte: registre recepciones y despachos pendientes.
- Cuente: use responsables y comprobación de diferencias sin ajustar el sistema primero.
- Compare: confronte unidades físicas con kardex y luego valoración con contabilidad.
- Investigue: revise devolución, transferencia, error de unidad o documento no registrado.
- Autorice: documente la causa y quién aprueba el ajuste.
- Registre: actualice cada sistema y conserve su evidencia.
| Diferencia | Primera comprobación | Responsable del soporte |
|---|---|---|
| Faltante físico | Despachos, transferencias, pérdida o sustracción | Bodega y operación |
| Sobrante | Compra, devolución o recepción pendiente | Bodega y compras |
| Mismo número, distinto valor | Costeo, gastos de compra y errores de registro | Contabilidad |
| Producto deteriorado u obsoleto | Condición, venta posible y costo de disposición | Operación y contabilidad |
Valorar inventario también exige revisar deterioro
Bajo NIC 2, las existencias se comparan entre costo y valor neto realizable, aplicando el menor. El valor neto realizable es el precio estimado de venta menos costos necesarios para terminar y vender. La empresa debe sostener sus estimaciones y utilizar el tratamiento del marco contable que le corresponda.
Ejemplo hipotético: un producto cuesta USD 20 por unidad, pero solo puede venderse por USD 15 y requiere USD 2 de costos para venderlo. Unidades completas no significan que deba seguir registrado a USD 20. Se evalúa un valor neto realizable de USD 13 en el supuesto descrito y el ajuste contable pertinente.
Devoluciones y bajas no son una sola operación
Una devolución de cliente puede estar físicamente recibida y todavía pendiente de registro. Antes de tratarla como sobrante, relacione recepción, nota de crédito y recuperación del producto. Una baja por destrucción o pérdida exige un expediente diferente.
La deducibilidad tributaria se revisa por separado del deterioro contable. Para bajas de inventario, el artículo 28.8 del Reglamento de la LRTI prevé soportes y formalidades, como declaración juramentada para determinados casos de destrucción o donación, y denuncia cuando hay desaparición por delito. Un ajuste autorizado internamente no sustituye esos requisitos.
Entregue al cierre un reporte de diferencias abiertas, responsable y fecha prevista de resolución. La prioridad es corregir la causa: errores recurrentes de unidad, devoluciones sin soporte o acceso al sistema sin control pueden volver a producir el mismo faltante el mes siguiente.
Fuentes oficiales
- IFRS Foundation: NIC 2, Inventarios
- SRI: Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, arts. 9, 28 y 92 según el tema